北京邮电大学国际合作与交流处

国际通知【2018】41号

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一、在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议，均需报教育部审批。

二、每年9月，各单位上报下一年度会议计划。

三、已列入年度计划的会议，按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件：

1、人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，单位或个人至少在对外宣布前6个月向国际处提交纸质请示文件，由国际处报教育部审批。小于此规模的和不涉及敏感问题的会议，单位或个人必须至少在对外宣布前5个月向国际处提交纸质请示文件，由国际处报教育部审批。

2、自然科学技术类：外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，单位或个人至少在对外宣布前6个月向国际处提交纸质请示文件，由国际处报教育部审批。小于此规模的会议，单位或个人必须至少在对外宣布前5个月向国际处提交纸质请示文件，由国际处报教育部审批。

3、邀请外国政要或前政要访华请示件必须提前90天向国际处提交纸质请示文件，由国际处送达教育部；拟请国家领导人出席必须提前40个工作日向国际处提交纸质请示文件，由国际处送达教育部。

4、外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议（不涉及敏感问题）可不预报会议计划，但单位或个人必须至少在对外宣布前5个月向国际处提交纸质请示文件。

5、境外非政府组织赞助的国际会议，申报时需提交境外非政府组织简介（word或PDF）。

四、会议申报的具体步骤：

在我校举办（含申办、承办、合办等）的国际会议，主办或承办单位或个人应在对外宣布前6个月申报，请持《北京邮电大学举办（含申办、承办、合办等）国际会议申请表》（见附件1）先由保密处、学术办审核后，提交到国际处。由国际处报校领导审批。经校领导批准后，由国际处报送教育部审批。

五、获批会议注意事项：

1、一般会议不邀请国家领导人或国外政要或前政要出席。

2、获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如需更改，须在原定会议时间的前3个月向国际处报送更改说明，由国际处报教育部审批。

3、在会议的筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，防止出现"两个中国"和"一中一台"等敏感问题，尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。

六、会议后总结材料要求：

1、会议负责人必须在会议结束后10天内，向国际处提交会议的学术总结（至少3000字）、统计表、重要照片3-5张(JPG格式，3500*2500像素)、 论文集（1份）、到会国内外代表名单等材料，由国际处上报教育部。

2、会议照片可包括开幕式，会议代表合影，会场全景，会议发言人，会议重要活动，主席台，闭幕式等，须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

3、国际会议学术总结须述明：

（1）会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中、外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）。

（2）会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价；

（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；

（4）会议学术综述由会议学术负责人组织撰写和签名，如以单位名义撰写，署明联系人，联系电话和Email地址。

 

请各相关单位和会议负责人遵照执行。

国际合作与交流处

2018年7月10日